Rabu, 18 Mei 2016
Sistem Informasi
Sesungguhnya
yang dimaksud dengan sistem
informasi tidak harus melibatkan computer. Sistem informasi yang menggunakan
komputer biasa disebut sistem informasi berbasis computer (Computer-Based Information System).
Ada
beragam definisi sistem
informasi, sebagaimana tercantum pada table berikut dari berbagai definisi tersebut
dapat disimpulkan bahwa sistem
informasi mencangkup sejumlah komponen (manusia, computer, teknologi informasi
dan prosedur kerja) ada suatu yang diproses (data menjadi informasi) dan
dimaksudkan untuk mencapai sasaran atau tujuan.
|
Sumber
|
Definisi
|
|
Alter
(1992)
|
Sistem informasi adalah kombinasi
antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang
diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.
|
|
Bodnar
dan Hopwod (1993)
|
Sistem informasi adalah kumpulan
perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan
data ke dalam bentuk informasi yang berguna.
|
|
Gelians,
Oram dan Wiggins (1990)
|
Sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara
umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis computer dan manual yang
dibuat untuk menghimpun, menyimpan dan mengelola data serta menyediakan
informasi keluaran kepada para pemakai.
|
|
Hall
(2001)
|
Sistem informasi adalah sebuah
rangkaian prosedur formal di mana data dikelompokan, diproses menjadi
informasi dan didistribusikan kepada pemakai.
|
|
Wilkinson
(1992)
|
Sistem informasi adalah kerangka
kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia, computer) untuk mengubah
masukan menjadi keluaran (informasi) guna mencapai sasaran-sasaran
perusahaan.
|
Dokumentasi Sistem
Informasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai
materi yang tertulis atau sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu
subyek. Dokumentasi dapat berisi tentang
deskripsi-deskripsi, penjelasan-penjelasan, bagan alir, daftar-daftar, cetakan
hasil komputer, contoh-contoh obyek dari sistem informasi.
Dokumentasi
ini diperlukan untuk:
·
Mempelajari
cara mengoperasikan sistem.
·
Sebagai
bahan pelatihan.
·
Dasar
pengembangan sistem lebih lanjut.
·
Dasar
bila akan memodifikasi atau memperbaiki sistem dikemudian hari.
·
Materi
acuan bagi auditor.
·
Back-up
·
Mempermudah
komunikasi diantara sesama pegawai.
·
Menghilangkan
ketergantungan yang kritis.
Dokumentasi
yang ada di Departemen Sistem Informasi diantaranya adalah:
1. Dokumentasi
Dokumen Dasar
Merupakan dokumentasi yang berisi
kumpulan dokumen-dokumen dasar sebagai bukti transaksi yang digunakan dalam
sistem.
Contoh:
Faktur
penjualan, order penjualan, order pembelian, surat pengiriman barang,
time-card.
2. Dokumentasi
Daftar Rekening (chart of account)
Merupakan dokumentasi yang
menunjukan informasi mengenai rekening-rekening yang dipergunkan di dalam
transaksi. Daftar rekening berisi daftar dari kode rekening, nama rekening,
kalsifikasinya (aktivia, utang, modal, pendapatan-pendapatan dan biaya-biaya),
serta petunjuk dari masing-masing rekening bagaimana rekening tersebut
dipergunakan.
3. Dokumentasi
Prosedur Manual
Merupakan dokumentasi yang
menunjukan arus dari dokumen-dokumen dasar di dalam perusahaan. Dokumentasi ini
menyediakan informasi mengenai bagian mana yang menyiapkan dokumen dasar,
jumlah tembusannya, bagian-bagian mana saja yang mengarsipkan dan kepada
bagiana mana saja dokumen dasar tersebut harus dikirimkan.
4. Dokumentasi
Program
Dokumentasi program menggambarkan
logika dari program dalam bentuk bagan alir program (program flowchart), table
keputusan (decision table) dan bentuk pengendalian program. Dokumentasi program
sangat dibutuhkan oleh program bila akan memodifikasi atau mengembangkan
program.
5. Dokumentasi Operasi
Dokumentasi operasi berisi
penjelasan-penjelasan cara dan prosedur-prosedur mengoprasikan program.
Dokumentasi ini sangat berguna untuk operator.
6. Dokumentasi
Data
Dokumentasi data berisi
definisi-definisi dari item-item data di dalam database yang digunakan oleh sistem informasi. Yang paling banyak
membutuhkan dokumentasi ini adalah database administrator atau auditor.
7. Dokumentasi Prosedur
Dokumentasi prosedur dapat berisi
prosedur-prosedur yang harus dilakukan pada suatu keadaan tertentu, seperti
misalnya prosedur pengetesan program, prosedur penggunaan file, prosedur
pembuatan back-up dan restore dan sebagainya.
8. Dokumentasi
Sistem
Dokumentasi sistem menunjukkan
bentuk dari sistem
informasi yang digambarkan dalam bagan alir sistem (system flowchart). Pada
dokumentasi ini dapat terlihat deskripsi dari input yang digunakan, deskripsi
output yang digunakan, deskripsi output yang dihasilkan, deskripsi file-file
yang digunakan, berita-berita kesalahan pengolahan dan daftar-daftar
pengendalian untuk tiap-tiap sistem pengolahan. Dokumentasi sistem merupakan dokumen yang
dibutuhkan oleh sistem analis, pemakai sistem dan auditor.
Sedangkan
tujuan dokumentasi adalah:
1.
Arus
komunikasi
Komunikasi terjadi dalam tiga arah:
·
Ke
bawah untuk melakukan instruksi
·
Ke
atas untuk member laporan
·
Ke
samping (Lateral) untuk member saran
2. Untuk memberi informasi
Penting kiranya untuk terus menerus member informasi
kepada orang tentang apa yang telah, sedang dan akan dilakukan serta segala
perubahan dalam pekerjaan yang telah ditetapkan.
3.
Untuk mengidentifikasi
Beberapa dokumentasi dirancang untuk
mengidentifikasi.
4.
Untuk
menetapkan prosedur dan standar
Prosedur menentukan rangkaian kegiatan yang akan
dilaksanakan sedangkan standar menentukan aturan yang akan dianut dalam
menjalankan prosedur tersebut.
5.
Untuk
mencatat
Dokumentasi akan diperlukan untuk memonitor kinerja
peralatan, sistem
dan sumber daya manusia. Dari dokumentasi ini, manajemen dapat memutuskan atau
menilai apakah departemen tersebut memenuhi atau mencapai tujuannya dalam skala
waktu dan batasan sumber dayanya. Selain itu manajemen dapat mengukur kualitas
pekerjaan, yaitu apakah output nya sesuai dengan spesifikasi dan standar yang
telah ditetapkan.
6.
Untuk
memberi instruksi
Dokumentasi yang baik akan membantu dalam pelatihan
staf, apakah pelatihan untuk tujuan penanganan instalasi baru atau untuk tujuan
promosi.
Prinsip
Dokumentasi:
1. Motode
Komunikasi yang baik tidak terjadi begitu saja.
Manajer Operasi harus menetapkan dan memelihara saluran komunikasi dan
menetapkon control guna memastikan bahwa saluran komunikasi tersebut terbuka
dan dapat digunakan.
2. Jumlah
dokumentasi
Manajer
operasi harus mencoba untuk mengarsip dokumentasi agar dapat mencapai
keseimbangan antara jumlah yang terlalu banyak dan terlalu sedikit.
3. Kesederhanaan
Dokumentasi harus bersifat sederhana dan langsung sehingga ia dapat
dilengkapi secara mudah dan dapat dipahami secara langsung. Hal ini dapat
merangsang munculnya partisipasi dan meningkatkan keakuratan. Informasi yang
tidak akurat, tidak hanya tidak andal namun juga menyesatkan.
