Minggu, 15 Mei 2016
Menurut Longman Dictionary of Contemporary English, purchase merupakan kegiatan membeli sesuatu, sedangkan order merupakan permintaan yang
dilakukan pelanggan kepada perusahaan yang menyediakan barang-barang.
Berdasarkan pengertian tersebut, purchase
order dapat diartikan sebagai permintaan yang dilakukan oleh pelanggan
untuk membeli barang-barang kepada perusahaan yang menyediakannya.
Sebuah pesanan pembelian (PO) adalah komersial dokumen dan tawaran resmi pertama yang
dikeluarkan oleh pembeli
ke penjual, yang menunjukkan jenis,
jumlah, dan disepakati harga untuk produk atau jasa penjual akan memberikan
kepada pembeli.
Pesanan pembelian adalah
landasan fungsi manajemen pembelian. Pada prinsipnya, pesanan pembelian
dapat digunakan untuk mendaftar baik transaksi fisik dan keuangan. Pesanan
pembelian dapat dihasilkan dari kutipan pembelian. Bagian dari Purchase Order sebagai berikut :
1.
Purchase Invoicing
(Pembelian Faktur)
Set-up, posting, dan mencetak
faktur pembelian dam membeli memo kredit. Granul ini terintegrasi dengan
General Ledger (Buku Besar) dan Persediaan. Sebuah buku besar berisi semua
account untuk pencatatan transaksi yang berkaitan dengan aset perusahaan,
kewajiban, ekuitas pemilik, pendapatan, dan biaya. Dalam software akuntansi
modern atau ERP, buku besar bekerja sebagai pusat repositori untuk data
akuntansi ditransfer dari semua subledgers atau modul seperti rekening hutang,
piutang, manajemen kas, aktiva tetap, pembelian dan proyek.
2.
Purchase Invoice
Discount (Pembelian Faktur Diskon)
Perhitungan faktur diskon
otomatis. Diskon dapat berbeda dari vendor ke vendor dengan jumlah yang berbeda
minimum (juga dalam mata uang yang berbeda) dan tingkat yang berbeda,
tergantung pada ukuran faktur. Diskon dihitung pada garis item individual dan
menjadi bagian dari jumlah bersih faktur.
3.
Warehouse
Warehouse atau pergudangan berfungsi menyimpan barang untuk
produksi atau hasil produksi dalam jumlah dan rentang waktu tertentu yang
kemudian didistribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan permintaan. Kendala
yang dihadapi dalam pengelolaan warehouse adalah akurasi pergerakan barang dan
menghitung rentang waktu barang disimpan. Dibutuhkan kontrol aktivitas
pergerakan barang dan dokumen untuk meningkatkan efisiensi penggunaan warehouse agar jumlah dan rentang waktu barang
disimpan dalam nilai minimum atau sesuai perencanaan.
4.
Item (Barang atau
Jasa)
Barang atau komoditas dalam
pengertian ekonomi adalah suatu objek atau jasa yang memiliki nilai. Nilai
suatu barang akan ditentukan karena barang itu mempunyai kemampuan untuk dapat
memenuhi kebutuhan. Dalam makroekonomi dan akuntansi, suatu barang sering dilawankan
dengan suatu jasa. Barang didefinisikan sebagai suatu produk fisik (berwujud)
yang dapat diberikan pada pembeli dan melibatkan perpindahan kepemilikan dari
penjual ke pelanggan, kebalikan dengan suatu jasa (tak berwujud). Istilah
"komoditas" sering digunakan dalam mikroekonomi untuk membedakan
barang dan jasa.
5.
Vendor (Suplier)
Vendor atau supplier adalah
lembaga, perorangan atau pihak ketiga yang menyediakan bahan, jasa, produk
untuk diolah atau dijual kembali atau dibutuhkan oleh perusahaan untuk
meningkatkan kinerja perusahaan. Karenanya, mendata vendor seperti
memperlakukan pelanggan menjadi kebutuhan penting bagi perusahaan. Hampir tidak
ada vendor yang berdiri sendiri.
Vendor juga adalah sebuah
perusahaan yang memiliki mekanisme kerja dan sistem, sebagaimana perusahaan
sendiri. Karenanya, apa yang menjadi persoalan vendor. Kerap menjadi persoalan perusahaan
juga. Baik yang menyangkut manajemen mutu, ketepatan pengiriman, kondisi
pembayaran, dan lain-lain. Terlebih lagi jika vendor perusahaan menggunakan
jasanya untuk mengerjakan sebagian dari bisnis perusahaan, maka pemahaman yang
baik mengenai vendor diperlukan sebagai bagian dari usaha meningkatkan kinerja
perusahaan sendiri.
Hubungan perusahaan dengan
vendor, bisa juga lebih kompleks. Misalnya usaha retail, maka sistem pengkodean
vendor menggunakan untuk memproses data dalam perusahaan. Penggunaan kode yang
dibuat oleh supplier atau vendor kerap lebih menghemat waktu kerja dan biaya
jika dibandingkan jika perusahaan mengkodekan sendiri data barang/persediaan
yang dibeli.
6.
Posting Purchase
Orders (Posting Pesanan Pembelian)
Ketika perusahaan telah
menyelesaikan semua garis dan memasukkan semua informasi mengenai sales order, perusahaan
dapat memposting purchase order. Ini
berarti bahwa perusahaan akan membuat
pengiriman dan faktur. Qty. To Recieve dan Qty to Invoice. untuk field Faktur
pada purchase order, nilai-nilai di
field ini diisi secara otomatis ketika kuantitas yang dimasukkan dalam field
(Qty) Kuantitas pada baris purchase order.
7.
Partial Receipts
(Pengiriman parsial)
Jika diperlukan, jumlah dalam
field Qty. Recieve dapat dikurangi sebelum posting, sehingga pesanan dikirim
sebagian. Untuk mengaktifkan pengiriman parsial posting harus memilih Partial
di field Shipping Advice pada header pesanan penjualan.
8.
Posting Batch
Jika perusahaan ingin memposting
beberapa dokumen penjualan, perusahaan dapat mempertimbangkan batch posting
dokumen bukannya posting dokumen satu per satu.
Terimakasih sharingnya, sangat bermanfaat
BalasHapusuntuk pembahasan mengenai purchase order, mungkin link berikut bisa menjadi tambahan referensi:
https://www.krishandsoftware.com/blog/1449/pengertian-purchase-order/